SDSの検索・確認時間が体感で約1/10に。IJTTが取り組んだExcel管理からの脱却

手作業と属人化、そしてExcelの限界

おふたりの役割についてお聞かせください。

アサイ様：私は安全環境部の環境統括グループでグループリーダーを務めております。環境業務全般の取りまとめが主な役割ですが、安全の領域にも関わっており、化学物質管理はちょうど両方にまたがるテーマだと感じています。これまで品質保証や環境関連業務に携わる中で、化学を専門としてきたわけではなかったため、SDSを一つの拠り所として読み解きながら判断する場面が多くありました。弊社はどちらかというと機械加工や鋳造・鍛造といった分野のメンバーが多く、化学物質に詳しい人材が豊富にいるわけではない環境でもあります。

オオオカ様：私は土浦安全環境グループと環境統括グループを兼務し、化学物質のリスクアセスメントの実務を担当しています。アサイからの相談をきっかけに「ケミカンSDS管理」のトライアルから携わり、今ではほぼ毎日使っているというくらい、日常的に活用しています。

導入前は、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

アサイ様：昨今は法令改正のスピードが速く、Excelで管理していた法令対象物質のマスターデータを更新する作業に、非常に時間がかかっていました。更新作業は手作業が中心だったため、どうしても対応にラグが生じますし、人の手が入る以上、ミスが起きる可能性も否定できません。加えて、業務が特定の担当者に依存しており、その担当者が不在になると業務が行き詰まるリスクも感じていました。こうした属人化を解消することも、課題の一つでした。この仕組みを何とか自動化して、更新やメンテナンスの負担を軽くできないか。そのことはずっと頭の中にありました。

オオオカ様：苦労していたのはExcelでの管理です。台帳が4万〜5万行規模まで膨らんでしまい、ファイルを開くだけでも時間がかかりました。また、ある物質を使用しているか確認する際も、まず物質名を手掛かりに社内の購入システムで該当製品の管理番号を調べ、さらにその番号をもとに該当するSDSを探してダウンロードするという何段階もの作業が必要でした。手作業による確認負荷が大きく、人的ミスのリスクもありました。

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導入実績とユーザー数無制限のアカウント体系が決め手。「法改正は待ったなし」で導入を前倒し

「ケミカンSDS管理」をお知りになったきっかけと、導入の決め手を教えてください。

アサイ様：化学物質リストの更新やメンテナンスの負担を何とか軽くしたいという思いを持ちながら情報収集していたところ、安全衛生関連の展示会でケミカンのブースを見かけたことをきっかけに、Webサイトでサービス内容や機能について詳しく調べました。他社サービスとの比較資料も自分なりに作成し、社内で共有しながら検討を進めました。その中で、導入実績が豊富だったことや、これまでさまざまな相談に対応いただいていた安心感に加え、ユーザー数を気にせずアカウントを発行できる点も大きな選定理由となりました。私たちは、利用する可能性がある人にはまずアカウントを発行し、実際に使ってもらいたいと考えていたため、ユーザー数無制限の仕組みは非常に魅力的でした。

導入までの社内調整はスムーズでしたか？

アサイ様：実は当初、ケミカンのようなツール導入は予算化されていなかったのですが、上長から「法改正は待ったなしだから、やれるならすぐにやりなさい」という後押しをもらい、前倒しで進めることができました。社内でも特段反対の声が上がることはなく、「これは対応していかなければならないことだ」「こうしたサービスがあるなら積極的に活用すべきだ」という認識が関係者の間で理解され、合意形成もスムーズに進みました。

検索・確認が1〜2分に。誰もが自らSDSを確認できる環境へ

導入後、実際にどのような効果を感じていらっしゃいますか？

アサイ様：一覧性の高さは大きいですね。今使っている物質や、それが法律にどう関わってくるのかを簡単に検索できるようになりました。SDSを手作業で確認していた頃と比べると、検索・確認にかかる時間は体感で10分の1程度まで圧縮されている感覚があります。

オオオカ様：SDSを登録する際に、その製品を使用している工場やチームなどの情報をタグとして設定できます。そのため、「この工場では何を使っているのか」「このチームではどの化学物質を使用しているのか」といった情報を、後から簡単に確認できるようになりました。タグやフィルター機能を使えば、こうした情報を1〜2分ほどで抽出できます。以前の何段階もの確認作業を考えると、大きな変化だと感じています。

また、化学物質に馴染みがなかったメンバーでも、気軽に触れられるようになったのは大きいですね。特に営業担当者が、お客様からの化学物質の取り扱いについての問い合わせを受けた際に自ら「ケミカンSDS管理」で検索する動きが出てきました。リスクアセスメントについても、一部の担当者が能動的に活用を始めており、社内展開の動きが出てきたと感じています。

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これからの展望と、検討中の企業様へ

今後、「ケミカンSDS管理」をどのように活用していきたいとお考えですか？

アサイ様：今はタグ付けなど運用ルールの土台を整え、社内全体に浸透させていく段階です。この運用を確実に定着させた上で、次は化学物質の排出量・移動量を国へ届け出るPRTR制度に関する業務についても、より体系立てて活用していきたいと考えています。また、営業からの問い合わせ対応についても、ケミカンを起点にさらに効率的な仕組みへと発展させていきたいですね。

加えて、リスクアセスメントについては現在、自社独自のフォーマットで実施しているのですが、濃度基準値設定物質など法改正の動向を踏まえると、今後はCREATE-SIMPLEへ統一していく方向で、社内でも認識がまとまりつつあります。「ケミカンSDS管理」にはCREATE-SIMPLEが標準機能として搭載されているので、この移行もスムーズに進められるのではないかと期待しています。

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最後に、導入を検討されている企業様へメッセージをお願いします。

アサイ様：コンプライアンス対応の効率化や精度向上を検討されている方は、まず一度トライアルしてみることをお勧めしたいです。実際に触れてみることで、自社に合った運用のイメージや、日々の業務がどう変わるかが具体的に見えてくると思います。

オオオカ様：こうしたツールは、話を聞くだけではなかなか実感が湧きにくいものですが、実際に手を動かして使ってみると、いつの間にか日々の業務に欠かせない存在になっている。そんな感覚があります。専属の担当者を置きにくい規模の会社にとっても、クラウドサービスに任せることで負担を減らす方法になると思います。まずは一度、体感していただきたいですね。